2003年9月溫州報業(yè)發(fā)行廣告有限公司引進了第一套計算機發(fā)行管理軟件——匯創(chuàng)發(fā)行管理系統(tǒng)，邁出了信息化管理的第一步。如今，公司的事業(yè)日益發(fā)展壯大，對發(fā)行管理提出了新的要求。為適應新的形勢，2010年，公司對使用了將近7年的匯創(chuàng)系統(tǒng)進行了升級，引入發(fā)行資源協(xié)同平臺，簡稱DRP。
一、發(fā)行系統(tǒng)升級的準備過程
發(fā)行系統(tǒng)升級是公司2010年年度工作計劃的一項重要內(nèi)容，早在年初集團副社長鮑劍勝和公司副總經(jīng)理馮向榮就專程到浙江日報和杭州日報去了解新系統(tǒng)的使用情況，從3月份簽訂合同，4月份采購設備、安裝服務器，到“5•1”期間進行數(shù)據(jù)遷移，節(jié)后多次分批進行培訓，準備了近半年時間。5月6日新系統(tǒng)正式啟動，運行一個月多月的時間，雖然存在一些小問題，但沒有影響公司業(yè)務的正常進行，財務和各報的結(jié)算數(shù)據(jù)準確，發(fā)行員的工資測算無誤。
二、何為DRP
DRP，即發(fā)行資源協(xié)同平臺，從外表上看是原來的發(fā)行系統(tǒng)多了一個外殼。
DRP系統(tǒng)包含四部分：協(xié)同、客戶中心、票卡中心和發(fā)行系統(tǒng)。協(xié)同即辦公平臺，用于交流傳遞信息；客戶中心用于地址管理、客戶管理等；票卡中心可進行查詢、掛失等操作；發(fā)行系統(tǒng)用于發(fā)行業(yè)務管理。
三、為什么進行升級
系統(tǒng)升級首先是因為原來的發(fā)行系統(tǒng)開發(fā)年代久遠，技術(shù)落伍，速度慢， 不能充分發(fā)揮硬件性能，年底忙時頻頻需要重啟，影響工作效率。
其次，原來的發(fā)行系統(tǒng)功能欠缺，也存在管理漏洞，比如已投遞的訂單只要沒有收款就可以修改，甚至可以刪除，造成增減、分發(fā)、印數(shù)經(jīng)常不一致。而且不能設定用戶，讓各報有自己的數(shù)據(jù)操作權(quán)限。另外，零售方面的功能也比較弱，無法對所有的零售站點進行管理。
再次，發(fā)行管理思路的改變，要求把原來對征訂投遞的管理轉(zhuǎn)化成對客戶的管理、資源的管理。因為征訂投遞做得再好，不會產(chǎn)生直接效益，而把用戶作為資源，重視發(fā)行網(wǎng)絡的價值，才能帶來直接效益。
四、新發(fā)行系統(tǒng)的主要變化
新的發(fā)行系統(tǒng)對比老的發(fā)行系統(tǒng)在多方面進行了改進。
1、在地址錄入、訂單錄入等方面進行了改進。比如增加了模糊查詢、自動生成客戶資料等，方便以后從建好的客戶資料中先選擇客戶，再進行訂單錄入，這樣訂單錄入更加準確，客戶資料也更為齊全。
2、增加多項新功能。比如在投遞審核方面，起投之前未作收款的訂單必須先做審核；對已審核的訂單未投遞之前可以取消審核。
3、安全方面的改進。比如對數(shù)據(jù)操作權(quán)限進行設置，對工作站進行授權(quán)和賬號綁定，這樣對賬號安全、系統(tǒng)安全等更有保障。
五、如何用好新軟件
用好新軟件需要改變守舊的觀念，要勇于嘗試和接受新事物。因為新形勢下的發(fā)行管理不僅要管理好地址，更要管理好用戶，以訂戶為中心，才能實現(xiàn)發(fā)行的增值。
為了盡快熟悉并掌握新系統(tǒng)的各項功能，必須要加強學習，積極參加培訓。公司在5月份進行了多次培訓，6月份還陸續(xù)開展了系統(tǒng)安全教育和操作技能培訓等，并制作視頻文件供大家學習。
只有以開放的心態(tài)擁抱改變，與時俱進迎接挑戰(zhàn)，才能最大限度地發(fā)揮系統(tǒng)的功能，讓系統(tǒng)服務發(fā)行管理，讓發(fā)行管理進入一個全新的境界。
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